用人单位劳动争议法律风险防范
——人力资源岗位劳动合同管理

朱怡妍

前言：《中华人民共和国劳动合同法》自2008年1月1日起施行以来，在实践中发生的劳动争议案件，有大部分案件涉及因用人单位未与劳动者签署劳动合同，而导致劳动者要求支付未签劳动合同的双倍工资，在此类案件中，又有部分案件涉及用人单位管理存在疏忽致使负责人力资源的劳动者在离职时将劳动合同带离，从而向用人单位要求索赔双倍工资的案件在目前也大量存在，现笔者以下述案例阐明用人单位在与从事人力资源的劳动者之间因劳动合同而产生的法律风险及防范措施。
案例：2009年6月20日，冯女士入职于某公司，工作岗位为人力资源部经理，工资构成为基本工资＋各补贴，工资支付方式为银行转帐。双方签署书面劳动合同于2010年6月19日到期。之后，由于公司与其他公司合并，冯女士被调往其他部门任职，但冯女士不同意公司安排的工作岗位，双方就调整工作岗位协商未达成一致意见，冯女士于2010年4月20日致函公司要求解除劳动合同。并在离职时将其保管的应属公司保留的劳动合同带走。2010年5月9日，冯女士向劳动争议仲裁委员会申请仲裁要求公司支付未签定劳动合同的双倍工资。仲裁立案后，最终结果支持了冯女士的仲裁请求。

点评：
依据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
依据上述规定，如员工向用人单位主张未签劳动合同的双倍工资，关于是否与员工签署书面劳动合同的举证责任在用人单位一方，而用人单位所掌握的证据即劳动合同恰恰由负责人力资源的员工所保管，该员工在离职时将本应属于用人单位的劳动合同带离，因此，导致用人单位无法举证，且在用人单位无法证明员工在离职时将上述证据带离或其他证据证明双方曾签署劳动合同的情况下，则需承担举证不能的不利后果。
鉴于上述情形，笔者在此建议用人单位可对从事人力资源人员进行必要的特殊管理：
一、 对于从事人力资源岗位的员工，由股东直接负责与该员工签署劳动合同，并将劳动合同予以保存。
公司在录用人力资源岗位员工时，往往认为负责人力资源岗位的员工应当负责公司全部的劳动合同签署，当然也包括其本人的劳动合同签署，但是在实际中，负责人力资源的部门在完成与公司其他人员签署劳动合同后，却未办理自己与公司签署劳动合同手续的情形也大量存在，在此类情形发生后，如双方发生纠纷诉至仲裁，公司一方无法举证，且如用人单位以负责人力资源员工本身的疏忽未签署书面劳动合同予以抗辩的理由也难以得到支持，从而面临支付双倍工资的困境。
基于上述情形，笔者认为，在人力资源岗位员工入职时，建议由公司股东负责与该岗位员工签署劳动合同，并将合同予以存档保管，如发生纠纷后，作为用人单位一方将有据可循，从而降低企业劳动法律风险。

二、 公司股东定期核查劳动合同签署情况，并将劳动合同档案定期收缴保存。
在《中华人民共和国劳动合同法》实施后，仍存在用人单位不与劳动者签订书面劳动合同的情形，但在此类案件中出现有个别当事人利用曾担任人事主管等职务便利，在离职时，将其保管的应属用人单位一方留存的劳动合同带走。在双方发生争议时，劳动者一方向用人单位主张未签订劳动合同的双倍工资赔偿，因用人单位一方无法出具书面劳动合同也无其他相关证据印证上述事实的情形下而导致败诉。
鉴于此类情形在劳动争议纠纷中时有存在，在此，笔者建议作为用人单位一方应建立定期由股东核查员工劳动合同签署情况制度，如发现有未签劳动合同者应及时补签，对于已签订劳动合同的员工制定劳动合同签收台账，要求员工签名签收，并将所签署劳动合同及签收档案予以收缴存档保管，从而杜绝上述情形的发生。

三、 对不愿签署劳动合同的，用人单位应及时与员工解除劳动关系。
《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系。法律之所以要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同，在于书面劳动合同以文字形式记载了双方的权利和义务，可以减少用人单位与劳动者之间就劳动合同的内容可能产生的纠纷。如双方产生纠纷，书面劳动合同可以成为双方最直观的、更有说服力的证据。如双方无劳动合同，在发生纠纷时，双方权利义务关系将难以保障。
在实践中除用人单位一方不签署劳动合同外，也存在部分劳动者不愿签署劳动合同的情况，基于此情形，笔者建议，如该员工属企业急需岗位人才，但不愿意签署劳动合同的，用人单位可要求员工一方签订因个人原因不愿签订劳动合同的声明书，证明员工自已不愿签订劳动合同，同时放弃双倍工资的赔款，并承担因此产生的法律责任，由用人单位在企业发布已通知该员工签订劳动合同但因其个人原因不签订劳动合同的公告。如该员工不同意签署不愿签订劳动合同声明书，也不同意签署劳动合同的，在用人单位不存在不签订劳动合同过错时，用人单位可依据法律、法规单方解除劳动关系，但用人单位应依照劳动者提供的劳动支付报酬。否则，如双方发生争议，将面临向劳动者支付双倍工资的不利的后果。

综上情形，用人单位与劳动者建立劳动关系应当及时订立书面劳动合同，劳动者拒不签订劳动合同的，应当及时采取相关措施或通知劳动者解除双方劳动关系，针对特殊岗位的员工，用人单位应建立特殊的管理制度，并及时有效的执行，才能降低企业劳动人事法律风险的发生。

山西省阳泉市人民政府


阳政发〔2002〕19号


阳泉市人民政府

关于印发阳泉市基本建设重点工程奖励办法的通知

各县（区）人民政府，市直各单位，省营以上企业：
《阳泉市基本建设重点工程奖励办法》已经市政府同意，现
印发给你们，请遵照执行。



二ＯＯ二年六月二十四日

阳泉市基本建设重点工程奖励办法

为加快阳泉市基本建设重点工程建设步伐，进一步提高工程
质量，充分调动和激励各层次、各方面参与重点工程建设的积极
性、主动性和创造性，在全市重点工程建设中形成激励机制，全
面实施我市国民经济赶超发展战略，特制定本办法。
一、奖项设定
重点工程奖是全市基本建设行业的市级奖，设集体奖和个人
奖两大类。
集体奖包括：先进单位奖、贡献奖、协作奖、单项奖、记功。
个人奖包括：先进个人奖、引资先进个人奖、记功。
二、奖励范围
1、市委、市政府确定的年度基本建设重点工程项目；
2、未列入市重点工程项目，但市委、市政府决定短期内完
成，总投资额在500万元以上，基本建设程序完善的项目。
组织实施项目的建设单位、施工单位、监理单位和协作单位，
以及相关工作人员，新闻工作者、引资中介人。
三、奖励条件
（一）先进单位奖
1、完成或超额完成年度工作目标责任的项目单位；
2、按照目标要求，在规定时间内，高质量完成突击性建设
任务的项目单位；
3、符合安全第一、质量第一要求，工程获全优的项目单位。
（二）贡献奖
1、能认真履行合同规定的各项进度、质量、安全指标要求，
想方设法，排除各种困难，按时完成工程任务的施工单位；
2、在工程材料、设备等供应方面垫资数额较大的部门和单
位；
3、全优工程质量的工程监理单位；
4、讲奉献、顾大局，在拆迁、征地、扫障等方面，为工程
建设顺利进行做出贡献的部门和单位；
5、荣获项目单位颁发的建设进度和工程质量、施工管理等
方面流动红旗次数较多的施工单位。
（三）协作奖
主动协调、配合，为重点工程建设创造环境、提供良好服务
的部门和单位。
（四）单项奖
在工程建设中，某一方面做出突出贡献的部门和单位。
（五）先进个人奖
1、完成目标责任制好的项目单位法人代表和有关人员；
2、组织实施重点项目建设成效显著的施工单位的项目经理；
3、在报道重点工程建设中成绩突出的新闻工作者；
4、在支持重点工程建设中积极筹措资金的有关人员；
5、为工程质量做出贡献的工程监理人员；
6、为重点工程建设做出贡献的其它人员。
（六）引资先进个人奖
为重点工程项目引进资金额在500万元以上的个人。
四、奖励形式
1、先进集体奖，以市政府的名义颁发铜匾、奖旗和奖金。
2、先进个人奖，以市政府的名义颁发证书及奖金。
3、引资先进个人奖，以市政府的名义颁发证书，其奖金按
《阳泉市鼓励引进资金、技术、人才的若干规定》执行。
4、市重点工程领导组办公室根据实际情况向市劳动竞赛委
员会申报，给予做出特殊贡献的单位和个人记功。
五、组织评审奖励的原则、时间与程序
1、评审工作坚持“实事求是、严格程序、宁缺勿滥、优中
选优”的原则。
2、评审活动原则上每年一次，一般在每年一月底前进行，
并逐步形成制度化、规范化。
3、评审程序
（1）参加评审的单位和个人，先由各重点工程建设单位和
有关部门按照上述要求，经职代会（或职工大会）讨论同意，张
榜公示，党政研究后，向市重点工程领导组办公室推荐；
（2）被推荐的单位和个人要上报文字材料，材料要求数字
准确，情况真实可信，业绩突出；
（3）市重点工程领导组办公室对上报材料进行汇总、研究、
初审；
（4）在初审基础上，由市重点工程领导组办公室牵头组织
有关部门对入围人选、单位进行考核了解；
（5）市重点工程领导组办公室提出建议名单报请市重点工
程领导组研究审定；
（6）在全市重点工程建设工作会议上进行表彰奖励。
六、奖励数量,奖励资金来源与额度
1、奖励的数量、资金的额度，根据实际情况确定。
2、奖励资金每年由市重点办提出，报市财政审核，经市政
府批准后列入当年部门预算。
七、附则
1、一切申报重点工程奖的单位和个人，必须实事求是，不
得弄虚作假和夸大事实，一经发现即取消其受奖资格，追回奖状、
奖励证书及奖金，并对直接责任者严肃处理。
2、本办法由市重点工程领导组办公室负责解释。
3、本办法自发布之日起施行。